Objetivos: ¿PyDay o PyCon?
El principal punto es definir: ¿para que organizar una conferencia? ¿cual va a ser el público?
En principio, se puede organizar un evento "chico" por ej. un PyDay (jornada de Python de 1 día, usualmente de carácter local, sin invitados internacionales ni mucha más complicación). Esto es lo más recomendable para aquellos que nunca organizaron un evento, ya que es más informal, con menos responsabilidades y ayuda a afianzar una comunidad local con perspectivas a realizar un evento más grande.
Si bien los PyDays son muy interesantes, a mi criterio tienen ciertas limitaciones en cuanto a los recursos y posibilidades. Suelen ser una buena opción para los principiantes y aquellos que ya tienen una experiencia intermedia en el lenguaje, pero pueden no ofrecer la profundidad necesaria para los usuarios más avanzados. Por lo general, tampoco logran reunir participantes a nivel regional o nacional, siendo su ámbito de acción y posibilidades de difusión mucho más acotadas. Como además generalmente son de 1 solo día, pueden no justificar el viaje para personas que viven lejos del evento.
Para ir un poco más allá, creo que se necesitan eventos más "grandes": por ej una PyCon (usualmente varios días de conferencias, entrenamientos y reuniones de desarrollo, para todos los niveles, desde nuevos usuarios hasta desarrolladores del lenguaje). Este tipo de evento tiene en general un carácter nacional, regional o internacional, usualmente nucleando un público más diverso (incluyendo disertantes internacionales), con mayor posibilidades y recursos. Las actividades técnicas se complementan con eventos sociales y turísticos (happy hour, fiestas, city tours, etc.)
Incluso armar eventos especiales en paralelo ayuda a traer disertantes, participantes y facilitar la organización. Por ej., este año, se armó una Jornada de PostgreSQL en paralelo a los Sprints: PgDay Argentina 2012. No solo se compartieron disertantes, sino que también un 25% de los participantes aproximadamente asistieron a ambos eventos.
Creo que es una idea bastante buena, sobre todo viendo que este año en PyCon US 2013 se organizan varios eventos en paralelo, como un PyPgDay y PyData.
Tampoco habría que descartar participar en eventos mayores (conferencias de software libre o similares).
¿Por que se necesitan conferencias y entrenamientos más avanzados?
En diciembre pasado estuve en las de Jornadas de Agenda Digital, donde se planteó en un panel "Debate abierto sobre Software Libre en el Estado".
Uno de los disertantes, Jorge Linskens – Consultor quien fuera encargado de modernizar los sistemas informáticos de AFIP – comentó que le fue posible implementar software libre porque tenia 4 "gurues de java". También señaló un caso negativo, donde la falta de soporte local hizo fracasar un proyecto, cuestionando que las ventajas del software libre se pierden si para solucionar un problema se debe contratar y traer un experto desde el exterior (con un costo de cientos de miles de dólares).
En el ámbito privado, se puede citar una búsqueda laboral de Intel, donde uno de los requisitos era la participación activa en Django, web2py, cherrypy o web.py (además de otros temas avanzados).
Esto no es algo nuevo o específico, recuerdo que en 2009, en la reunión informal luego de la conferencia PgCon Brasil 2009, comentaban sobre que las empresas estatales brasileñas solo contrataban "expertos" que hubieran contribuido fehacientemente al proyecto (o sea, haber enviado correcciones o mejoras que fuesen aceptados y listados en el historial de cambios).
Siguiendo esa linea, en dicha conferencia hubo varias charlas para fomentar nuevos desarrolladores, con una Sala VIP dedicada a estos temas avanzados, tratando como hacer extensiones o lograr que te aprueben un parche (esta última, muy motivadora, sobre todo la parte de experiencia personal del autor, remarcando que el esfuerzo de contribuir al software libre al principio puede ser abrumador, pero que a la larga se aprecian sus beneficios).
Además de fomentar el crecimiento de nuevos colaboradores, eventos de capacitación más avanzados posibilitan acercar la experiencia completa relacionada al software libre a mayor numero de interesados, quienes de otra forma tendrían que ir a los países centrales para conocer, capacitarse y conectarse con la comunidad internacional (cosa que, al menos desde Argentina, es algo económicamente costoso y hasta burocrático por el tema de visas y similares).
Por último, no olvidar que eventos más abarcativos posibilitan encontrarse con personas de distintos orígenes e intereses, y se generan interesantes discusiones, charlas, talleres o reuniones de trabajo no programadas que de otra forma serían dificil de concretar.
Esto se conoce como "Hallway track" (charlas de pasillo durante los intervalos), y es uno de las mejores oportunidades que brindan estos eventos para socializar y conocer otros pythonistas.
Tampoco olvidar otras actividades menos formales como los espacios abiertos, sala de exposición, etc., que también ayudan a conectarte con disertantes, auspiciantes y público en general.
Disertantes Internacionales
Retomando el tema anterior, en Python Brasil 2012 (y por consiguiente, en parte también para PyCon Argentina 2012), se buscaron disertantes internacionales para facilitar la formación de nuevos "core developers". Con un eje avanzado y charlas en inglés, se buscaba atraer a la conferencia a otros disertantes y participantes internacionales.
En general, los disertantes reconocidos pueden llegar a solicitar a su empleador que les cubra el costo del pasaje (uno de los gastos principales de este tipo de eventos). Esto hay que sugerirlo con tiempo, ya que sus jefes deben evaluarlo y hacer los tramites necesarios. En estos casos debe ofrecerse un reconocimiento como sponsor o similar, y garantizar que las actividades a desarrollar van a ser relevantes y justificarán el viaje.
Puede ofrecerseles alojamiento sin cargo, sobre todo para facilitarle la jornada a a aquellos disertantes con varias actividades, pero recordar que usalmente las grandes compañias también cubren la estancia en hoteles de mayor categoría a las que puede cubrir un evento de software libre en estas latitudes, por lo que se les puede recomendar un hotel oficial al que pueden cambiarse a su cargo si asi lo desean.
Si no se consigue cubrir estos gastos, se pueden solicitar fondos a la PSF para cubrir pasajes de avión de los invitados internacionales, y se evita el papeleo para recibir la transferencia internacional (ver Financiación y Sponsors abajo).
Recordar aclarar estos temas para que no haya malos entendidos, por ej. recibimos una contestación de un posible invitado que solicitaba le cubrieramos el pasaje, estadía y comida (esto es usual en otras conferencias, pero puede ser complicado en nuestro caso).
También aclarar que la participación es ad-honorem, o sea, no se paga por las capacitaciones (a diferencia de, por ej. PyCon US, que paga alrededor de USD $1500 por presentar un tutorial).
Los disertantes internacionales pueden llegar a pedir sus vacaciones para poder venir (incluso con sus parejas), por lo que también debería ofrecerse alternativas turísticas para hacer más atractiva y amena su estadía.
También se puede explorar un "Tour" o gira de los disertantes internacionales, que recorran los diversos países de la región, como por ej. se hizo en "Gira Ruby Sur 2011". Proyectos similares para Python incluyen el "Python African Tour"
Por último, es recomendable contestar los emails en tiempo y forma (máximo 24hs), y proveer por anticipado detalles sobre la organización general (duración de charlas, slots, alojamiento y transporte, gastos aproximados -comida, bebida, etc.-). Estas son cosas que tienen en cuenta los disertantes internacionales, y la sola falta de respuesta puede afectar la seriedad del evento y hacer que desistan de viajar hacia la conferencia.
Por último, es recomendable contestar los emails en tiempo y forma (máximo 24hs), y proveer por anticipado detalles sobre la organización general (duración de charlas, slots, alojamiento y transporte, gastos aproximados -comida, bebida, etc.-). Estas son cosas que tienen en cuenta los disertantes internacionales, y la sola falta de respuesta puede afectar la seriedad del evento y hacer que desistan de viajar hacia la conferencia.
Revisión y Selección de charlas - Diversidad
En principio, debe armarse un Llamado a ponencias, detallando las actividades que pueden ser propuestas. En general, luego se forma un comité de selección de charlas que evalua las propuestas, pide aprueba/rechaza las propuestas y asigna los horarios (ver Llamado a Revisores)
El problema es que generalmente se reciben más charlas de las que pueden ser ubicadas en la grilla y surgen los inconvenientes. Lo fundamental es mantener la transparencia del proceso (para evitar decisiones que pueden ser consideradas "arbitrarias"), y posibilitar a los autores que realicen las correcciones necesarias antes de que sea demasiado tarde.
Lo ideal sería recibir un paper tentativo (documento usualmente de entre 10 y 25 hojas) para asignarle expertos y evaluarlo en profundidad, pero la realidad es que esto es bastante difícil para este tipo de conferencias de software, y lamentablemente la disponibilidad de expertos es limitada.
Por eso, creo que una buena opción seguir abriendo la selección de charlas a la comunidad (y así también aumentar la participación de los futuros asistentes al evento). Para PyCon Argentina 2012 el público pudo votar sus preferencias, pero se limito la cantidad de revisores por temor a que el proceso se salga de control (sobre todo en las reuniones).
Quizás se debería incluso simplificar aún más el proceso de revisión, para que más gente pueda revisar las charlas y así poder mejorar la calidad antes de la votación y selección final.
Tanto EuroPython como PythonBrasil usan un sistema de votación totalmente abierto a la comunidad.
También debe balancearse las posibilidades de la organización, recursos, disertantes internacionales, etc. Por ejemplo, en EuroPython combinan las charlas de invitados internacionales y sponsors, en adición a las propuestas seleccionadas por la comunidad.
En este sentido creo que es fundamentar seguir políticas de diversidad que aseguren la participación de los distintos grupos y proyectos, generalmente minoritarios o emergentes, para que tengan cierta visibilidad, ya que si simplemente se evalúa su popularidad, quedarían excluidos por no ser "mainstream". Esta pluralidad favorece las interconexiones y compartir experiencias para enriquecer el software libre con otros casos de uso, soluciones y puntos de vista.
Además, recordar que en general se termina decidiendo en unos pocos minutos basado en un párrafo de texto y la experiencia del autor, por lo que los autores conocidos tienen más posibilidades. Por eso puede ser interesante reservar lugares para fomentar la diversidad, por ej en PHP tek13 comentan que: "el proceso de selección es altamente competitivo. Pero También, tenemos una política para asegurar que varias de nuestras charlas sean de nuevos disertantes, o al menos sobre nuevos temas, así que no dejes que la competencia te desanime."
Una medida para 2012 fue la de limitar a una charla por autor por track -eje- (en PyCon US se limita a dos charlas en total por cada autor), buscando mayor diversidad de temas y mejor calidad (ya que preparar más de una charla o repetirla la otros años puede ser contraproducente para el autor y la conferencia).
También se deben dejar algunas charlas de respaldo, ya que a último momento puede que algunos disertantes desistan de participar, y es útil tener un pack de charlas para reemplazar los espacios vacantes. Es recomendable que estas charlas de backup sean preferentemente de disertantes locales o conocidos para que la confirmación sea rápida y evitar mayores complicaciones y demoras.
Una medida para 2012 fue la de limitar a una charla por autor por track -eje- (en PyCon US se limita a dos charlas en total por cada autor), buscando mayor diversidad de temas y mejor calidad (ya que preparar más de una charla o repetirla la otros años puede ser contraproducente para el autor y la conferencia).
También se deben dejar algunas charlas de respaldo, ya que a último momento puede que algunos disertantes desistan de participar, y es útil tener un pack de charlas para reemplazar los espacios vacantes. Es recomendable que estas charlas de backup sean preferentemente de disertantes locales o conocidos para que la confirmación sea rápida y evitar mayores complicaciones y demoras.
Para resumir, cito a Diana Clarke -coordinadora general de PyCon CA 2012, y creo próxima de PyCon Norteamerica 2014-: "No necesitas apegarte a un sistema de votación estricto (que usualmente refuerza el status quo). ... Si quieres que el 20% de las disertantes sean mujeres: haz que ocurra! ... Si queres que el 20% de las charlas sean academicas: haz que ocurra! ... Si haces tu tarea, buscando grandes disertantes de grupos que de otro modo son poco representados, ninguno de esos disertantes seran "indignos". Obviamente, no debes solo poner tus amigos y auspiciantes sobre el escenario, pero debes decidir como un equipo cuales son tus metas y trabajar hacia ellas" (ver mensaje completo en la lista de Conferencias)
Financiación y Sponsors
Para aquellos que quieran organizar una evento relacionado a Python, la Python Software Fundation tiene un Programa de Subvenciones, usualmente de 5.50 dólares por participante (aunque el importe final puede ser menor). Cabe aclarar que a partir de este año, la PSF requiere que la conferencia tenga un código de conducta.Es recomendable hacer la solicitud los antes posible, recordar que estos tramites demoran por la transferencia internacional (hicimos el pedido el 4 de abril, lo aprobaron el 30 de abril, nos notificaron el 5 de mayo, lo depositaron el 11 de septiembre y se acreditó en la cuenta el 21 de noviembre, 4 días después de la conferencia...). Incluso hubo que presentar varios comprobantes en el banco para que habiliten los fondos. Otro auspicio internacional que se inició en Agosto, termino acreditándose el 22 de enero de este año (dos meses después de la conferencia).
Para este año se usó una propuesta de auspicio segmentada y diferenciada, siguiendo las bases del llamado a sponsors de PyCon US que distingue entre empresas grandes y pequeñas (menos de 25 empleados) con un descuento del 50%. Para sponsors previos se mantuvo el precio del año anterior, con un ajuste del 25% por el aumento de costos.
Viendo las dificultades que tuvimos para cobrar los fondos de los sponsors internacionales (incluyendo comisiones bancarias importantes, gastos de notarios por certificaciones y hasta una posible retención del 35% por impuestos de EEUU), quizás sería conveniente mantener la propuesta pero limitar los descuentos solo a empresas locales, excluyendo a las multinacionales que tienen otras posibilidades y generalmente contemplan los importes internacionales para este tipo de conferencias.
La mayoría de los sponsors fueron locales (empresas de desarrollo de software buscando programadores) y hubo varios por "canje" de productos o servicios.
Si bien haber tenido varias fuentes de ingreso ayudó a tener un flujo de caja más predecible, igualmente hubo que cubrir algunos gastos (adelanto de la filmación y hotel) con dinero propio de los organizadores, hasta que se iban acreditando los ingresos.
Organización Formal
Armar una ONG o similar también ayudaría a los temas administrativos, con metas y responsabilidades más claras, facilitando armar planes de acción más concretos y perdurables.
Se debe encontrar un balance entre las necesidades y sugerencias de la comunidad, contrastándolo con las posibilidades reales, sobre todo si se arman debates o discusiones que pueden ser constructivos pero si no aportan recursos para llevarlo a cabo (voluntarios, tiempo, fondos, etc.), suelen convertirse en un ruido no deseable.
Se pueden explorar otras formas, ver el manual de Big Kahuna (Python Brasil) para más información sobre modelos de organización comunitario, mixto o profesional (comercial). Se puede mencionar también que PyCon US es una conferencia comunitaria producida por la Python Software Fundation (ONG sin fines de lucro), pero también hay otras como DjangoCon que son producidas por empresas privadas, pero llevadas a cabo por la comunidad.
Si para organizar se colaborará con una ONG existente dedicada a promover el software libre, ver por anticipado que no haya problemas con los posibles sponsors (PyConUS, PSF).
Entrada Gratuita, Bono contribución y Becas
La mayoría de los PyDays son de entrada gratuita, pero la mayoría de las PyCons son pagas.
Por ej., PyCon US cuesta desde USD $100 para estudiantes, aprox. USD $350 para individuos, y hasta USD $750 para empleados corporativos (entre $500 y $3750 pesos argentinos, sin contar adicionales como los tutoriales, que se pagan aparte).
Otros eventos más cercanos como Latinoware cuestan entre R$ 70 y R$ 110 (alrededor de $300 pesos argentinos al día de hoy). PythonBrasil[8] costó entre R$150 y R$450 (de $400 a $1200 pesos argentinos al día de hoy). Los aranceles de las 41 Jornadas Argentinas de Informática arrancaron en $160 para estudiantes, $260 para docentes y $430 para los no-socios (realizadas por una ONG sin fines de lucro y en una Universidad Pública).
PyCon Argentina 2012 fue de entrada gratuita (costo = $0) para posibilitarle el acceso a la mayor cantidad de interesados, y se implementó un bono contribución opcional que tenía importes sugeridos entre $75 y $250 pesos argentinos (USD $15 a USD $50 dependiendo del tipo de cambio), principalmente para cubrir el costo de remeras, artículos promocionales y catering.
Si bien el logramos cubrir varios temas, faltó contemplar el almuerzo de los días de tutoriales y conferencias (jueves, viernes y sábado), lo que hubiera significado incrementar el costo en $150.- (el catering es uno de los temas más caros y complicados para organizar, pero es muy beneficioso para no dispersar a los participantes y facilitarles las actividades, sin estirar los horarios de almuerzo como nos ha pasado).
Para disertantes, hubo un descuento especial del 50% (por debajo de los costos) y los sponsors obtenían acreditaciones sin cargo dependiendo del importe de patrocinio pagado.
La categoría más económica de patrocinio, alrededor de $1000 para empresas grandes y $500 para empresas pequeñas, no tuvo ningún interesado y directamente fue eliminada. Por el contrario, hubo varias cooperativas y trabajadores particulares que aportaron con el bono contribución profesional (incluso más que el importe básico sugerido).
El bono contribución no solo ayudo a poder mejorar algunos aspectos de la conferencia, sino que también brindó efectivo para poder pagar las becas y otros gastos (parte de la filmación y temas menores) mientras estábamos esperando que se acrediten los importes de los sponsors internacionales.
Respecto a las becas, para ayudar a aquellos que no podían cubrir los costos de viaje, se simplificó el trámite (ver instrucciones), con un tope de $1500. El proceso de análisis y otorgamiento se simplificó para hacerlo más rápido y expeditivo.
Para cerrar este tema, dejo una cita mencionada en un artículo periodístico: "Universidad para algunos" Revista Veintitres del 31-1-2012: “Quienes abogan dogmáticamente por la tradicional gratuidad generalizada no están aportando efectivamente a la vigencia de una nueva situación con más igualdad en la acumulación del capital humano, por la sencilla razón de que bloquean la posibilidad de un financiamiento solidario”
Para disertantes, hubo un descuento especial del 50% (por debajo de los costos) y los sponsors obtenían acreditaciones sin cargo dependiendo del importe de patrocinio pagado.
La categoría más económica de patrocinio, alrededor de $1000 para empresas grandes y $500 para empresas pequeñas, no tuvo ningún interesado y directamente fue eliminada. Por el contrario, hubo varias cooperativas y trabajadores particulares que aportaron con el bono contribución profesional (incluso más que el importe básico sugerido).
El bono contribución no solo ayudo a poder mejorar algunos aspectos de la conferencia, sino que también brindó efectivo para poder pagar las becas y otros gastos (parte de la filmación y temas menores) mientras estábamos esperando que se acrediten los importes de los sponsors internacionales.
Respecto a las becas, para ayudar a aquellos que no podían cubrir los costos de viaje, se simplificó el trámite (ver instrucciones), con un tope de $1500. El proceso de análisis y otorgamiento se simplificó para hacerlo más rápido y expeditivo.
Para cerrar este tema, dejo una cita mencionada en un artículo periodístico: "Universidad para algunos" Revista Veintitres del 31-1-2012: “Quienes abogan dogmáticamente por la tradicional gratuidad generalizada no están aportando efectivamente a la vigencia de una nueva situación con más igualdad en la acumulación del capital humano, por la sencilla razón de que bloquean la posibilidad de un financiamiento solidario”
Sitio web
Sobre este tema no voy a profundizar, ya que pueden leer lo escrito en el reporte final (postmortem) y en el blog ("Historia y como colaborar").Solo voy a agregar que no es un tema menor, pueden ver que el sitio de PyCon US 2011 costó en principio USD 15.000 (ver http://www.python.org/psf/records/board/resolutions/) y tampoco fue exento de inconvenientes, luego de haber intentado un primer desarrollo comunitario, para pasar a uno más comercial.
Un consejo en este punto sería tratar de balancear los requerimientos, con un diseño más profesional, pero un desarrollo comunitario perdurable en el tiempo y reutilizable en otras conferencias.
Ver nuevamente el mail de Diana Clarke (que recomienda no construir algo nuevo solo por diversión), aunque recomienda el software web symposion basado en pinax, que creo es más complejo que web2conf, hecho en web2py y más facil de usar y mantener, el cual recomiendo ya que lo venimos usando estos años ;-)
YMMV
